Wirtualne Biuro – przechowywanie dokumentów biznesowych w erze cyfrowej

Ostatnie lata przyniosły szereg zmian dla pracodawców oraz ich pracowników, wymuszając zmianę modelu pracy. Nowa rzeczywistość okazała się jednak efektywna, dlatego coraz więcej firm zaczęło otwierać się na cyfryzację. Stresujące spotkania z rekruterami stały się szybkimi rozmowami online. Duże biura i sale konferencyjne przekształciły się w zwykłe mieszkania i spotkania na zoomie. Większość dokumentów została zamieniona wygodnymi i łatwymi do przechowywania plikami cyfrowymi. No właśnie… większość. Choć dokumenty przechowywane na dyskach twardych lub w chmurze są idealnym rozwiązaniem, wciąż istnieje potrzeba magazynowania wielu kopii fizycznych dokumentów. Jak poradzić sobie ze stosem zalegającego papieru, gdy nasze biuro istnieje tylko w przestrzeni wirtualnej?

Segregacja

Nic tak nie pomoże nam w ogarnięciu bałaganu, jak posegregowanie dokumentów – względem daty, pochodzenia, rodzaju… A może alfabetycznie? Decyzja jest indywidualna, najważniejsze jest by potrafić odnaleźć się w swoim małym chaosie. Warto zaopatrzyć się także w duże, kolorowe segregatory. Pomogą nam skatalogować i opisać ich zawartość, znacznie ułatwiając wyszukanie potrzebnych dokumentów. Dzięki segregatorom, będą one również bezpieczne!

Niszczarka – potrzebna bardziej, niż się wydaje

Czasem w nasze ręce trafiają nie tylko oryginalne dokumenty, ale także ich kopie. Komu nie zdarzyło się dodać do kolejki drukowania 5 razy tego samego pliku? Wyrzucenie ich nie wchodzi jednak w grę – zwłaszcza, jeśli zawierają dane wrażliwe naszych pracowników lub klientów. Takich dokumentów możemy pozbyć się jedynie wtedy, gdy zostaną one zniszczone tak, by były niemożliwe do odczytania. Dlatego właśnie zaopatrzenie się w niszczarkę pozwoli nam pozbyć się wielu zbędnych kopii dokumentów.

Zdigitalizuj co tylko się da

Choć rzeczywiście istnieje potrzeba przechowywania fizycznych kopii wielu dokumentów, często “na wszelki wypadek” składujemy także masę niepotrzebnych aktów, zaświadczeń czy pokwitowań. Przechowujemy na przykład faktury w wersji papierowej, podczas gdy większość firm przesyła elektroniczne kopie drogą mailową. Dlatego, jeśli dokument możesz w razie potrzeby wydrukować, warto pozbyć się jego papierowego odpowiednika.

A gdy miejsca wciąż brak…

… trochę przestrzeni magazynowej z pewnością rozwiąże ten problem! Jeśli pomimo starannej selekcji i segregacji dokumentów, tych z tygodnia na tydzień przybywa, a stosy papieru piętrzą się coraz bardziej – rozważ ulokowanie ich w małym schowku lub magazynie. Rozmiary prywatnych magazynów w Kangu zaczynają się już od 1m2, czyli wystarczająco by pomieścić aż 12 kartonów o wymiarach 60x40x40 cm. Twoje dokumenty będą przechowywanie w bezpiecznych warunkach, bez ekspozycji na słońce czy wilgoć. Dostęp do magazynu możesz udostępnić także innym osobom – ułatwi to Twoim pracownikom dostęp do dokumentów.

Artykuł Wirtualne Biuro – przechowywanie dokumentów biznesowych w erze cyfrowej pochodzi z serwisu .